TIMWOOD in der Administration

Mir ist ein Fehler im Schulsystem aufgefallen. Und was Hänschen lernt, macht Hans im Berufsleben immer noch falsch.

Die Grundschulkinder beginnen den Unterricht gegen 8:00 Uhr und nach durchschnittlich fünf Stunden endet der erste Teil so gegen 13:00 Uhr. Dann kommt Mittagessen in der Schule und hinterher die Betreuungszeit mit Spielangeboten, ggf. Hausaufgabenbetreuung und Arbeitsgemeinschaften. Vormittags pauken, nachmittags nicht.

Schon seltsam, was wir als kleine Menschen so alles mit auf den Weg bekommen. Wir könnten jetzt über effektives Lernen reden, aber das ist nicht mein Thema. Es geht um etwas, was grundlegend falsch ist und uns ein Leben lang begleitet. Gelegentlich wird es sogar auch noch verstärkt.

1989 lernte ich bei einem Seminar von FranklinCovey, Aufgaben ihrer Wichtigkeit nach zu priorisieren:

  • Priorität A sind lebenswichtige Aufgaben, die den höchsten Return on Investment versprechen. A-Aufgaben müssen am Tag gelöst werden.
  • Priorität B sind Aufgaben, deren Erledigung wichtig ist. Aber, sie sollten erledigt werden.
  • Priorität C sind optionale Aufgaben. Die Erledigung ist nicht dringend und wichtig schon gar nicht.

Aufgaben werden ihrer Wichtigkeit nach abgearbeitet. Zuerst kommen die A1, dann A2, bis irgendwann die C5 Aufgaben erledigt sind. Das kennen Sie vielleicht auch so. Auch in Deutschland wird dieses Konzept landesweit in Seminaren vertreten.

Vorgehensweise nach Lean-Ansätzen

TIMWOOD – Sie erinnern sich – ist das Akronym für Verschwendung. Lassen Sie uns noch einmal genauer W wie Waste anschauen.

Nehmen wir an, Ihr individueller Biorhythmus zeigt erst ab 09:00 Uhr die volle Leistungsfähigkeit. Welchen Sinn ergibt es dann, ab 07:30 Uhr sich mit der A1 und A2-Aufgabe zu quälen?

Nehmen wir an, Sie haben eine Aufgabe erledigt und benötigen jetzt eine Pause. Was macht man da üblicherweise? Kaffee holen, ein Schwätzchen mit den Kollegen über die neuesten Gerüchte. Effektiv ist das nicht. Besser wäre es, jetzt eine niedrig priorisierte schnelle Aufgabe dazwischen zu schieben. Mails beantworten für fünf Minuten. Online-Ausgabe der FTD checken, was die Mitbewerber machen. Aber wirklich nur kurz.

Ich habe dafür auf meinem Tisch eine Sanduhr. Nach fünf Minuten bin ich informiert und habe gleichzeitig eine C- oder B-Aufgabe erledigt.

Ich bin jetzt zwar weniger in der Kaffeeküche, aber am Abend habe ich auch 100 % meiner Aufgaben erledigt. Keine Verschwendung mehr. Und nach dieser kurzen Pause kommt die andere A-Aufgabe – Zeit zum Leben, Zeit für mich, Zeit für Familie und Freunde.

Ihr

John Persch

PS: Der prozentuale Anteil der Verschwendung nach der TIMWOOD-Definition in der Administration beträgt nach einer Studie des Fraunhofer Instituts 30 %. Das klingt für mich zu konservativ. In meinen Projekten finde ich regelmäßig einen höheren Anteil um die 40 %.

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