Saubere Dokumentation oder das Meeting mit Verschwendung

Mein Opa sagte immer: „Keine Auskunft ohne Akte!“  In der Schule lernte ich, mitzuschreiben. Was zwischen den Folien auf dem Overhead-Projektor gesagt wurde, war wichtig. Im Studium hat es mir den Allerwertesten gerettet. Gut, heute haben wir PowerPoint, aber der Satz hat für mich immer noch Gültigkeit. Spätestens in der Ausbildung war eine saubere Dokumentation Pflicht. Alles wurde dokumentiert. Jeder Anruf, jede Frage auf Papier und in der Akte abgelegt.

Keine Auskunft ohne Akte!

Heute nehme ich OneNote als Hilfsmittel. Und jetzt kam jemand auf mich zu und sagte mir doch tatsächlich, dass mein Mitschreiben auf dem Rechner signalisiert, ich wäre nicht aufmerksam.

Problem: Mein Kopf ist klein, bei vielen Dingen im Kopf vergesse ich manches.

Lösung: Mach Dir Notizen

Problem: Die gelben Zettel nehmen überhand

Lösung: großes Blatt mit handschriftlichen Notizen

Problem: Eingescannt ist bei meiner Schrift keine Volltextsuche möglich. Es entsteht weiterer Aufwand durch Katalogisieren bzw. Schlagwörter hinzufügen.

Lösung: elektronische Notizen, z. B. OneNote, EverNote oder …

Problem: Da denkt jemand, ich bin nicht bei der Sache, sondern mache irgendetwas anderes.

Lösung: unbekannt?

 

Ich verstehe die Welt nicht mehr.  Was nun? Ich versuche, Verschwendung zu minimieren. Information at your fingertips, genau dann aufgenommen, wenn ich es brauche. Möglichst wenig Verschwendung.

Dabei ist es doch Verschwendung, ein Meeting ohne Agenda zu betreten, zuzuhören und dann beim nachhause gehen fast alles vergessen. Vielleicht wird sogar kein Ergebnisprotokoll geschrieben? Den Sinn des Meetings stelle ich in Frage. Dann machen wir eine ganz neue Diskussion über Verschwendung auf. Informationsverschwendung pur wäre das. Dafür habe ich keine Zeit.

Ganz nebenbei: Was in meinen Kopf ist, liegt mit mir und der Grippe im Bett oder stürzt im Flugzeug ab. Und dann? Nicht existenter Wissenstransfer, weil keine Rückfall-Option. Alles weg. Game Over.

 

Keine Auskunft ohne Akte! Aber ohne gespitzten Stift oder schnelle Finger auf der Tastatur keine Akte. Und dann alles Verschwendung?

Oder wie Konfuzius gesagt haben soll: „Sage es mir, und ich werde es vergessen. Zeige es mir, und ich werde es vielleicht behalten. Lass es mich tun, und ich werde es können.“

Hier: Schreiben Sie auf, und Sie werden sich erinnern, oder es suchen können („da war doch was“).

Falls Sie eine bessere Lösung haben, lassen Sie es mich wissen. Entweder per Mail über die im Impressum genannte Adresse oder hier als Kommentar. Danke.

 

 

Beste Grüße

Ihr

 

John Persch